「ネイルサロンの開業を考えているんだけど、カルテって書いたほうがいいの？」
「手書きのカルテって毎回書くの大変なんだよね…」
「カルテには具体的にどんなことを書けばいいの？」

こんなふうな悩みを抱えていませんか？

ネイルサロンを開業する際に考えるのが「カルテ」の導入。

書いたほうがいいとは聞いたことがあるけど、どんなことを記載すればいいのか分からなくて悩んでいる人もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ネイルサロンにカルテが重要な理由と記載したほうがいい内容、管理方法まで徹底解説します！

この記事を最後まで読めば、お客様に満足して頂けるネイルサロンを実現できるでしょう。

ネイルサロン経営でカルテが重要な理由とは？

しかし「売上が全然上がらない」「リピーターが増えなくて口コミが広がらない」などの理由で、廃業になってしまうネイルサロンも少なくありません。

そのため、売上アップを図るために、カルテを使ってお客様の情報を記録・管理することが非常に重要になります。

ネイルサロンにカルテが重要な理由は以下のとおり。

・顧客情報が管理しやすい
・顧客満足度の向上やリピートに繋がる 

それぞれ解説します。

顧客情報の管理がしやすい

お客様の基本情報や施術内容をカルテにまとめておけば、次の来店時に好みに合うようなネイルを提案することができます。

お客様が増えていくと好みや過去にネイルしたデザイン、爪の特徴や会話など覚えておくのが難しいです。

来店するたびに同じ質問を繰り返していると「何度も来てるのに覚えてくれていないんだ」と不満が募り、お客様の満足度を下げてしまいかねません。

カルテに顧客情報をまとめておけば、お客様の情報をある程度頭に入れた状態で施術ができます。

顧客満足度の向上やリピートに繋がる

お客様の希望に沿った施術をすることが大切ですが、好みや爪の特徴からおすすめを提案することもネイリストにとって大切な仕事です。

ネイルのことだけでなく、趣味や好きなことやなどを記載しておけば、コミュニケーションツールとしても活躍します。

好きな話で盛り上がることができればプラスアルファで満足してもらえて、結果リピートにもつながります。

複数人で運営している場合、他のスタッフと情報共有できるところもカルテを導入するメリットです。

ネイルサロンのカルテに記載する内容

「ネイルサロンにカルテが重要なのは分かったけど、どんなことを記載すればいいの？」そんな人のために、ここからはカルテに記載するべき内容を解説します。

カルテに記載する内容は以下の2つです。

・お客様情報
・施術内容

それぞれ解説します。

お客様情報

まずはお客様の基本的な情報は記載しなければいけません。

基本的な情報のテンプレートは以下のとおりです。

・氏名
・住所
・生年月日
・電話番号
・メールアドレス
・年齢
・性別
・来店のきっかけ

名前や連絡先などの情報は必須です。メールアドレスを聞いておけば、ダイレクトメールやバースデーメールを送ることができるので、お客様の来店を促すきっかけ作りになります。

基本情報の他にも、アレルギーの有無は必ず記載してください。アレルギーがあることを知らずに施術してしまうと、トラブルになり大事な顧客を失ってしまう可能性があります。

ネイルサロンの信用問題にもかかわってくるので、アレルギーの有無は記載して施術前に必ず確認しましょう。

施術内容

カルテにはネイルの色や形などの施術内容も記載しましょう。

施術内容に必要なテンプレートは以下のとおりです。

・現在の爪の状態
・爪や指先の悩みはあるか
・ネイルサロンは初めてかどうか
・使用した色
・使用したパーツ
・使用したデザイン

現在の爪の状態や悩みを記載しておくことで、次回来店時の施術内容の参考にしましょう。

施術の希望はお客様によって違います。丁寧にしてほしい人や長く持たせたい人もいる中で、最高のサービスを提供しなければいけません。

施術中のお客様との会話も一言一句聞きのがさず、施術内容に記録しましょう。

ネイルサロンのカルテの種類

カルテには「手書きカルテ」と「電子カルテ」の2種類があります。

「カルテを作成したいけど、手書きと電子のどちらがいいんだろう…」と悩んでいる人に向けて、手書きと電子のメリット・デメリットを紹介します。

それぞれのメリット・デメリットをみた上で自分にあったカルテを選んでくださいね。

手書きカルテ

手書きカルテのメリット

・自由度が高い
・データが消えてしまう心配がない
・コピーを取れば複数で使える

手書きカルテのメリットは自由度が高いことです。施術したデザインや会話の内容を、文字数などを気にせずに記載できます。
また停電やインターネット環境の不具合により、データが消えてしまう心配もありません。コピーを取れば複数人で共有できるところも手書きカルテのメリットです。

手書きカルテのデメリット

・顧客が増えると管理が大変
・書くのに時間がかかる

手書きの場合、紙に記入することになるので収納場所が必要になることや、顧客が増えるにつれて管理が大変になるところがデメリットです。
自由度が高いゆえに、お客様から聞いた

情報をまとめるのが苦手な人は、手書きにすると時間がかかってしまうでしょう。
手書きカルテは、開業して間もないサロンや情報をまとめるのが得意な人におすすめです。

電子カルテ

電子カルテのメリット

・顧客を見つけやすい
・データを分析できる
・デザインを写真で残せる

電子カルテのメリットは「顧客情報を見つけやすく、管理が楽になること」
データが蓄積されていけば、お客様が求めているカラーやデザインをいち早く把握して、おすすめのネイルを提案できるでしょう。

紙と違って収納場所を考える必要がありません。顧客の名前や会員番号を登録しておけば、情報をすぐに引き出せるので、カルテを探す手間が省けます。
デザインの写真を撮って、実際の仕上がりを画像として残せるところも、電子カルテのメリットです。

電子カルテのデメリット

・電子機器を準備する必要がある
・停電などのトラブルでデータが消える危険性がある

電子カルテを導入するには、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの電子機器を準備する必要があります。
停電やインターネット環境の不具合でデータがすべて消えてしまう危険性があるのも電子カルテのデメリットです。

何らかのトラブルで顧客情報が消えたりしないように、バックアップをとる必要があるでしょう。

電子カルテは「新規の顧客が増えてきた」「仕上がったデザインを写真として残したい」そんな人におすすめです。

ネイルサロンのカルテを作成する際の注意点

ネイルサロンのカルテを作成する際の注意点は以下の2点です。

・同意書を準備しておく
・個人情報の管理を徹底する

カルテを作成する際には同意書（注意事項）の準備も必要です。

同意書には以下のような内容を記載しましょう。

・皮膚や爪に疾患があった際は、施術できない場合がある
・アレルギーがある際は、施術できない場合がある
・施術中のデザイン変更について
・無料で対応できる修正の範囲
・個人情報の利用について

ネイルサロンによって同意書の内容は違ってきますが、お客様に安心して施術を受けてもらうために大切な書類です。同意書がない状態でトラブルが起きてしまうと、すべてサロン側の責任になりかねません。

説明していることを証明するためにも、同意書を用意しておきましょう。

またお客様の個人情報の取り扱うため、厳重な管理が必要となります。

個人情報の漏洩や紛失は、お客様からの信頼をすべて失くしてしまうと言っても過言ではありません。

手書きのカルテなら保管場所に鍵をかける、電子カルテならパスワードの設定や指紋認証といったセキュリティ対策がしっかりしているアプリを選ぶなど、管理を徹底しましょう。

個人情報を保護するという観点からも、カルテを店外に持ち歩くのは避けてください。複数人で共有するときは、一人ひとりに個人情報を取り扱っていることを自覚してもらうことが大切です。

カルテ作成アプリの使用もおすすめ！

IT進歩の影響を受けて、ネイルサロン向けのカルテアプリが開発されています。
スマートフォンやタブレットで管理できるため便利ですが、良いところだけではありません。ここではカルテアプリを使用する上でのメリット・デメリットを解説します。

カルテアプリを使用するメリット

・写真を挿入できる
・出先などで確認できる
・カルテ以外の機能も使える

カルテアプリを使用すれば、施術したネイルの写真をカルテに挿入できます。後から施術を見直したい人には嬉しい機能です。

スマートフォンに対応したアプリを使えば、出先で予約情報やお客様情報を確認できるのもメリットの1つ。

カルテアプリに予約システムや決済システムがあれば、それぞれのデータと連携させて手入力の機会を減らすことで、入力ミスを防ぐことも可能です。

カルテアプリを使用するデメリット

・サービスが終了してしまうリスクがある
・スマホのアップデート問題
・セキュリティリスク

アプリを利用していると、急にサービスが終了してしまうリスクがあります。顧客データも失ってしまう危険性もあるので、利用する際には注意が必要です。

スマートフォンなどのアップデートでアプリが使えなくなるのもデメリットの1つ。アップデートされた後に「起動しない」「すぐ落ちる」という状態のまま改善に時間がかかるケースもあります。

インターネットで個人情報の管理を行う際に気を付けたいのが情報の流出。カルテアプリに顧客情報を保存する際は、セキュリティを厳重にしましょう。

個人情報に厳しい世の中。「便利かどうか」だけでなく情報を守るという点にも判断基準を置くことも大事です。カルテアプリは「スマホやタブレットを使い慣れている」「顧客が多くて紙での管理が大変」そんな人におすすめです！

まとめ

ネイルサロンにカルテの導入は必須ではありません。しかしお客様満足度アップやリピーター獲得のためには、重要な役割を担います。

どんな些細なことでもカルテに記入しておくことで「好みを把握してくれてるから施術に行ってもストレスがない」「施術もいいけど話すのが好きでリピートしている」など、プラスアルファで満足してもらえるサービスを提供できるでしょう。

カルテを導入する際は、個人情報が流出しないように管理することが重要です。

サービスが良ければ口コミが広がり、新規顧客獲得にもつながるので、ぜひこの機会にカルテを導入してネイルサロンの顧客満足度アップを図りましょう。