エステサロンでは、顧客と書類のやり取りを交わす機会が多いです。
質の高いサービスを提供するためにも、書類の利用・管理を適切に行うことが重要。
各書類に対する理解を深めることは書類の利用・管理につながります。
この記事では、エステサロンの業務に関する書類について解説します。
エステサロンの業務に関係する書類の記載内容
書類を交わす際、顧客に対して内容を正確に説明する必要があります。
正確に説明する理由は、顧客との間でトラブルが発生することを防ぐこと。
エステサロン側が書類の内容を理解した上で顧客に対して説明を進めます。
まずはエステサロンの業務に関する書類を紹介します。
契約書
契約書は、特定継続的役務と呼ばれる契約期間が1か月以上・契約金額が5万円以上のサービスを提供する際に必要な書類。
法律で概要書と契約書の交付が義務付けられているのに加え、記載する内容も法律で定められています。
記載する内容は以下の通りです。
- ・エステサロンのシステム
- ・契約期間
- ・契約者情報
- ・サービスの詳細・支払い方法
- ・契約解除に関する特約事項
- ・エステサロンの情報
顧客のの署名捺印・エステサロンの記名・押印も契約書に必要な内容。
免責同意書
免責同意書はサービスの提供を通じてトラブルが発生した際、エステサロン側の責任を免除することへの同意を示す書類です。
免責同意書を交わさない状態でトラブルが発生した場合、エステサロンは損害賠償・治療費などを求められます。
記載する内容は以下の通り。
- ・アレルギーの有無
- ・既往歴・持病・通院歴
- ・飲酒・生活習慣に関する確認
- ・妊娠の確認
少しでもリスクがある場合、施術を断る旨を明確に記載することもポイント。
カルテ
カルテは顧客管理・顧客のニーズを把握するための書類です。
記載する内容として、主に以下のものが挙げられます。
- ・顧客の情報
- ・アレルギーの有無・注意事項
- ・利用目的
- ・施術の内容・来店頻度
施術中に仕入れた情報を随時付け足し、顧客のニーズ・趣向などを明確にすることがポイント。
顧客のニーズなどを把握すれば、1人1人に適したサービスを提供しやすくなります。
カルテの詳細について知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
アンケート
施術の前後でアンケートを実施しているエステサロンが数多く存在します。
アンケートの結果は、集客の方法・キャンペーンの内容・スタッフの育成などに活かせます。
記入して頂く主な項目は以下の通り。
- ・来店理由
- ・どのような経緯でエステサロンを知ったか
- ・選んだ理由
- ・施術に対する満足度
- ・意見・要望
アンケートの詳細について知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
クーリングオフ
クーリングオフの書類もエステサロンで取り扱う書類です。
クーリングオフとは、サービスの契約日 (書面受領日)を含めて8日以内であれば、無条件で申込撤回・契約解除ができる制度。
エステサロンの場合、契約期間が1か月以上・契約金額が5万円以上の契約がクーリングオフの対象です。
通知書に必要事項を記載した後、内容証明郵便で郵送します。
クーリングオフの内容証明の書き方
クーリングオフをする際の内容証明を作成する用紙に決まりがないです。
1枚に記入できる文字数に制限がある点に注意が必要。
記載する内容として、以下のものが挙げられます。
- ・契約日や契約者情報
- ・契約内容の詳細情報
- ・契約したエステサロンの情報
契約を特定できるようにすることが作成時のポイントです。
同じ内容の手紙を3部用意(送付用・自身控・郵便局保管用)します。
トラブルを避けるために必要な書類を作成することが重要
契約書・免責同意書などを作成する際、記載内容にミス・漏れがないようにすることが重要。
トラブル・クレームに発展するリスクを減らすことがエステサロンを長期にわたって経営するポイントです。
顧客が内容を確認しやすくすることも作成時のポイントに挙げられます。
顧客との信頼関係を築くためには、エステサロンの誠意が伝わる書類を作成する必要があります。
書類だけでなく施術内容を検討することも重要
契約関係の書類を準備するだけでなく、施術内容を意識することもトラブルを避けるポイント。
顧客を安心させつつ、安全を確保することがエステサロンに求められます。
ここでは、実際にエステサロンで導入している施術内容の一例を紹介します。
チョコザップ
チョコザップは24時間利用できるジム。
顧客がエステマシンを使用し、肌のトラブル・体のコンディションを改善へと導きます。
施術内容に合わせてボディ用・フェイス用のヘッドを選択し、ケアを行います。
専用のジェルをケアしたい部分に塗った後、パネルを操作します。
後は機器をケアしたい部位に当てるだけ。
チョコザップの詳細はこちら：https://chocozap.jp/
ポーラ
ポーラのエステでは、独自のスキンケア成分や社内認定資格を持つビューティーディレクターによる施術を受けられます。
時間をかけてケアするメニューだけでなく、手頃な価格かつ短時間で受けられるメニューが充実しています。
どのコースも初回はトライアル価格で施術を受けられるのに加え、2回目以降は複数あるコースの中から選択できる点もポイント。
ポーラの詳細はこちら：https://www.pola.co.jp/esthe/index.html
まとめ
エステサロンを経営する際、数多くの書類を作成・管理することが求められます。
エステサロンの開業・経営の見直しなどを予定している方は書類の管理について一度検討することをおすすめします。
また、サービスの質を向上することが顧客満足度を向上させるポイント。
カルテ・アンケートの結果を踏まえ、1人1人に適したサービスを提供する必要があります。
