エステサロンではお客様と書類のやりとりを交わす機会がたくさんあります。
これらはどれもお客様にサービスを提供する上で重要な書類ばかりです。
この記事ではエステサロンの書類について関心のある方に向けて、
どのような内容の書類があるのか、解説していきます。
業務に必要な書類に関する理解を深め、適切に利用・管理できるようにしておきましょう。
エステサロンの業務に関係する書類の記載内容
書類を交わす際はトラブルを防ぐためにも、お客様に対し、内容を正確に説明する必要があります。
そのためにはサロン側が内容を理解しておくことが大切です。
そこで、まずはエステサロンの業務に関係する書類の内容について解説します。
契約書
契約書は「特定継続的役務」と呼ばれる「契約期間が1か月以上・契約金額が5万円以上」の
サービスを提供する際に、必要な書類です。
このような場合、法律で概要書と契約書の交付が義務付けられており、書類に記載すべき内容も
法律で定められています。
書類には
・サロンのシステム
・契約期間
・契約者情報
・サービス内容の詳細や支払い方法
・契約解除に関する特約事項
・サロンの情報
といった内容に加え、お客様の署名捺印、サロンの記名・押印が必要です。
免責同意書
「免責同意書」はサービスの提供を通じてトラブルが発生した際に、
サロン側の責任を免除することへの同意を示す書類です。
万が一、この書類を交わすことなくトラブルが発生した場合、サロンの責任となり損害賠償や
治療費などを求められてしまいます。
記載すべき内容としては
・アレルギーの有無
・既往歴や持病、通院歴など
・飲酒や生活習慣に関する確認
・妊娠の確認
などが必要です。少しでもリスクがある場合は施術をお断りする旨を明確に
記載するのもポイントです。
カルテ
顧客管理やお客様のニーズを把握するのに欠かすことのできないカルテ。
カルテに記載すべき内容としては
・お客様の情報
・アレルギーの有無や注意事項
・利用目的
・施術の内容や来店頻度
などの情報が基本です。その後も、施術中に仕入れた情報を随時付け足していくことで、
お客様のニーズや趣向などが明確になり、
サロン側としてもお客様にあったサービスを提供しやすくなります。
カルテを充実させることで、売上やお客様満足度アップにつながります。
アンケート
施術の前後でお客様にアンケートを実施しているエステサロンはたくさんあります。
アンケートにサロンの経営戦略を考える際に非常に有効なツールです。
アンケートには、
・来店理由
・どのような経緯でサロンを知ったか
・選んだ理由
・施術に対する満足度
・意見や要望
など記入してもらうことで、お客様の生の声を聞くことができます。
アンケートを活用し、集客方法の最適化やキャンペーン企画、スタッフの育成などに
生かしていくことが大切です。
クーリングオフ
エステサロンで取り扱う書類の中で大切なもののひとつに、クーリングオフの書類があります。
クーリングオフとはサービスの契約をした場合、契約日 (書面受領日)を含めて8日以内であれば、
無条件で申込撤回や契約解除をできるという制度です。
エステサロンにおいては「１ヶ月以上かつ５万円以上の契約」の場合、この制度の対象となります。
また、クーリングオフは書面で通知する必要があります。通知書に必要事項を記載したら、
内容証明郵便で郵送するようにしましょう。
クーリングオフの内容証明の書き方
ここからはクーリングオフをする際の内容証明に記載する内容についてご紹介します。
内容証明を作成する際の用紙に決まりはありません。ただし、
1枚に記入できる文字数については制限があります。
内容については
・契約日や契約者情報
・契約内容の詳細情報
・契約したサロンの情報
どを詳細に記載し、契約を特定できるようにしましょう。なお、理由の記載は不要です。
また、同じ内容の手紙を3部用意(送付用・自身控・郵便局保管用)する必要があります。
トラブルを避けるために必要な書類を作成するのが重要
エステサロンにおいて、お客様と書類を交わすことはトラブルを回避するためにも
とても重要なことです。
契約書や免責同意書などを作成する際には記載内容にミスや漏れの内容がないよう正確に作成し、
トラブルやクレームに発展するリスクを減らしましょう。
また、お客様にとっても内容が確認しやすく、見直しできるようなものにすることもポイントです。
サロンの誠意が伝わる書類を作成し、契約を締結することでサロンへの信頼度が高まります。
書類だけでなく施術内容を検討するのも重要
トラブルを避けるためには契約関係の書類をきちんと準備することも大切ですが、
施術内容を意識することも必要です。
安心・安全で質の高いサービスを提供するように心がけましょう。
ここからは実際にエステサロンで導入している施術内容の一例をご紹介します。
チョコザップ
チョコザップのセルフエステは、お客様が自分でエステマシンを使用し、
お肌のトラブルや身体のコンディションを改善へと導くサービスです。
ボディ用、フェイス用とヘッドが分かれているので、施術内容に合わせて
選択してケアをおこないます。
操作方法はとても簡単で、専用のジェルをケアしたい部分に塗り、パネル操作したのち、
機器を部位に当てるだけです。
運動前にセルフエステを行うことで、美容効果はもちろん、
運動効果を高めることができます。
ポーラ
ポーラのエステでは独自のスキンケア成分や社内認定資格を持つ
ビューティーディレクターによる施術で、お肌を美しさを手に入れることができます。
じっくりと時間をかけてケアをするメニューだけでなく、お手頃価格かつ短い時間で
気軽に受けられるメニューなどメニューがとても充実しているのが特徴です。
また、どのコースも初回はトライアル価格で施術を受けることができ、
2回目以降は複数あるコースの中から選んで利用することができます。
まとめ
エステを経営していくうえでは、お客様満足度や信頼度向上に向けて、
さまざまな書類を作成・管理することが重要です。
また、安定した集客を実現するためには、質の高いサービスを提供することを
心掛ける必要があります。
アンケートやカルテなどを活用しながら、サービスクオリティを日々高めながら、
人気のエステサロンを作り上げていきましょう！
