効率よく顧客管理をしたいと考える美容院経営者の方もいるでしょう。
顧客管理システムは管理業務を効率化し、顧客数・売上アップに繋げられる便利なサービスです。
顧客管理システムを導入する美容院は増えていますが、メリット・デメリットを把握したうえで自分の
美容院に導入するか検討すると良いでしょう。
今回の記事では美容院に顧客管理システムを導入するメリット・デメリットを解説するので、
導入を考えている方はぜひご覧ください。
顧客管理システムとはそもそも何か
顧客管理システムは効率的に顧客データを集約・管理できるサービスで、美容院でも導入する
店舗が増えています。
システムを導入しなくても顧客管理は可能ですが、顧客数が多い店舗の場合はシステムを導入した方が
効率よく管理でき、経営に活用しやすいでしょう。
顧客管理システムには主に以下のような機能があり、美容院経営に関する情報を一括管理できます。
・予約管理・予約サイトとの連携
・カルテ管理
・顧客へのメール配信
・POSレジや会計システムとの連携
・売上分析
美容院では、顧客一人ひとりの情報管理が欠かせません。
顧客管理システムでは蓄積されたデータを分析してニーズを理解し、それぞれのお客様に適した
サービス提供が可能です。
施術・購入履歴から髪質・状態・好みなどがわかり、ニーズに合った施術をすることでリピート率向上に
繋げられます。
また顧客データをスタッフと共有しやすいため、引継ぎもスムーズにできるでしょう。
美容院に顧客管理システムを導入するメリット
顧客管理システムは顧客管理を効率化し、お客様一人ひとりのニーズを理解して売上アップに
繋げられる便利なツールです。
美容院に顧客管理システムを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのか解説していきます。
顧客の情報をカルテで共有できる
顧客管理システムのカルテ機能で顧客情報を共有でき、スムーズに接客・施術に活かせるのが
メリットの一つです。
顧客一人ひとりのニーズを理解するには、施術メニューの履歴だけではなく悩み・要望などの
カウンセリング内容も重要。
顧客管理システムで情報を共有しておけば次回以降の接客・施術に活用でき、より顧客満足度の高い
サービスを提供できるでしょう。
ほかのスタッフと情報共有できるので、担当が変わってもスムーズに引継ぎできます。
雑務の負担を軽減しやすくなる
顧客管理システムを導入すると、手作業で行うより雑務の負担を軽減しやすいのもメリットです。
美容院ではカルテや予約の管理・メール配信・レジ締め・売上集計など、接客や施術以外の
雑務が多くあります。
顧客管理システムを導入すると店舗運営に関するさまざまな業務を効率化できるため、雑務にかかる時間を
短縮しスタッフの負担を減らせるでしょう。
雑務の負担を軽減できた分、施術やスタッフ研修などに時間を充てることができます。
オンライン上で24時間予約を受け付けられる
顧客管理システムには予約機能があり、オンライン上で24時間予約受付が可能。
美容院の営業時間外でも予約を受け付けられるため、機会損失を防げます。
お客様もスケジュールを確認し自分の都合に合う日時に予約を入れやすいため、予約数の増加が
見込めるでしょう。
外部の予約サイトとの連携も可能で、予約を一括管理できるのもメリットです。
スムーズに空き状況を把握し、予約内容の取り違え・ダブルブッキングなどの人為的ミスも防止できます。
メール配信でリピーターを獲得するきっかけを作れる
顧客へのメール配信により来店を促進し、リピーターを獲得するきっかけ作りができるのもメリットです。
顧客管理システムでは、顧客情報をもとに細かくターゲットを絞り込んでメールを配信できます。
ニーズに合ったメール配信は顧客の興味や満足度を高め、リピーター獲得のきっかけとなるでしょう。
メールは設定すれば自動で配信され、一斉送信はもちろん個別送信も可能です。
誕生日のお祝いやお礼メール、クーポン・キャンペーン・特典などのお得な情報を配信して、
再来店を促せます。
定期的に利用してくれている顧客にも、リピーター限定のサービス・クーポンなどを配信すれば定着化に
繋がるでしょう。
売上や在庫状況を把握しやすくなる
POSレジや会計システムと連携させれば、売上や在庫状況を把握しやすくなるのもメリットの一つ。
会計処理とともに集計されるため、売上や在庫管理がしやすくなります。
手作業で売上管理をすると大きな負担となり、時間もかかるでしょう。
顧客管理システムは、日・週・月別のほか、サービス内容・商品内容別などでも売上集計できる
ものが多いので、売上管理・分析がスムーズです。
商品が売れた時は会計と同時に在庫データに反映されるので、すぐに在庫を把握できます。
クラウド型なら、スマートフォンやタブレットなどを使用し店舗外からも把握できて便利です。
美容院に顧客管理システムを導入するデメリット
顧客管理システムは、顧客情報管理を効率化し売上に繋げるための便利な機能が多いのがメリットです。
一方で顧客管理システムにはデメリットも存在し、場合によっては導入が向かない美容院もあるでしょう。
以下では顧客管理システムを導入するデメリットを解説するので、導入を検討する際の参考にしてください。
現場に浸透するのに時間がかかる場合がある
新しいシステムを導入する際は、現場に浸透するのに時間がかかる場合も少なくありません。
スタッフのなかには、ITシステムに苦手意識を持っている人がいる可能性も。
スタッフ全員が理解し使えるようになるには、わかりやすいマニュアルの整備や丁寧な研修が必要です。
システム導入時は浸透するまでにどうしても時間がかかってしまい、思うように効率よく
顧客管理できなかったり売上に反映されないこともあります。
いざ導入して慌てることがないよう、現場に浸透するには時間がかかること・すぐには結果が出ないと
認識しておきましょう。
費用がかかる
顧客管理システムの導入には、費用がかかります。
美容院の規模や経営状況によっては、システムの導入がかえって経営の負担となる可能性もあるでしょう。
顧客管理システムは、導入時の初期コストに加えて月々の利用料金がかかるケースが多くなっています。
そのため、導入時にかかる費用とランニングコストをしっかり把握したうえで、導入するかどうか
判断することが大切です。
導入にかかる費用と導入した際に得られるメリットを考え、自分の美容院に必要なのか検討してください。
情報漏洩に注意する必要がある
顧客管理システムでは顧客の大切な個人情報を取り扱うため、情報漏洩に細心の注意を払う必要があります。
美容院では多くの顧客の情報を保管しているので、情報が漏洩すると美容院の信頼を損ねることにな
りかねません。
システム自体のセキュリティ対策はされていますが、ウイルス対策としてパソコンにセキュリティソフトを
導入するのもおすすめです。
また情報を持ち出さない・第三者に顧客情報を話さないなど、個人情報管理に関するスタッフへの
教育も必要でしょう。
美容院に導入する顧客管理システムの選び方
美容院向けの顧客管理システムは、さまざまな企業から提供されています。
それぞれ機能やサービスが異なるため、どのシステムを選ぼうか迷うこともあるでしょう。
以下では、美容院に導入する顧客管理システムの選び方のポイントを解説します。
どのような機能があるか
システムによって搭載されている機能が異なるため、顧客管理システムを選ぶ際はどのような機能があるか
確認するのがポイントです。
便利な機能が多く搭載されているシステムを選びたくなりますが、機能が充実するほど利用料金が高い
傾向にあります。使わない機能が搭載されていると、結局使わず無駄になってしまうことも。
まずは自分の美容院に必要な機能が何なのかを考え、重視したい機能や自分の美容院に適した機能がある
システムを選ぶと良いでしょう。
顧客管理・カルテ管理機能はもちろんですが、外部予約サイトと連携できる予約管理機能はぜひ付けておきたい機能です。
まずは最低限の機能がついているプランを選び、必要に応じて拡張させていくのも良いでしょう。
目的に適しているか
気になる顧客管理システムを見つけたら、目的に適しているかをチェックしたうえで導入するかどうか
判断しましょう。
簡単に売上管理したい・使いやすいシステムが良い・顧客満足度を上げたいなど、美容院によって
システム導入の目的は違います。
顧客管理システムは、目的に適したものでなければ導入する意味がありません。
便利そうだからといって漠然と導入するのではなく、システムを導入する目的を明確にし、目的に適した
システムを選ぶことが必要です。
無料プランがあるか
顧客管理システムを選ぶ際は、無料プランがあるかどうかも踏まえて導入を検討しましょう。
顧客管理システムの機能は説明を読めば大体わかりますが、見やすさ・使いやすさなどは実際に使って
みなければわかりません。
無料プランがあるシステムなら本格的に導入する前に試せるので、使い勝手をチェックできます。
無料プランでいくつかのシステムを試してから選べば、「思っていたより使いにくい」
「結局使わない機能があった」などの失敗を防げるでしょう。
サポート体制が整っているか
サポート体制が整っているかどうかも、顧客管理システムを選ぶ際の重要なポイント。
システムを使っていると、操作方法がわからない・トラブルが発生したなどの不具合が
起きることもあるでしょう。
サポート体制が整っているシステムであれば、いざという時に対応してもらえるので安心です。
不具合でシステムが使えなくなると、店舗運営に影響が出てお客様に迷惑をかけてしまう可能性もあります。
スムーズに安心して利用するためにも、サポート体制が整ったシステムを選びましょう。
まとめ
今回の記事では、美容院に顧客管理システムを導入するメリット・デメリットを解説しました。
美容院に顧客管理システムを導入すると、顧客情報管理・予約管理・売上管理などの業務を効率よく
進められます。ただし、現場に浸透させ正しく運用するにはスタッフの教育が必要です。
美容院の業務を効率化したい方は、ぜひ自分の美容院に適した顧客管理システムを見つけて、
導入を検討してみてはいかがでしょうか。